Questions fréquentes sur les étiquettes de classeur

Tout le temps perdu à rechercher certains documents pourrait être mieux investi si les classeurs étaient étiquetés avec des informations claires. HERMA vous propose pour cela différentes étiquettes de classeurs. Nous vous expliquons où trouver les modèles correspondants et à quels programmes ils sont destinés.

Composer des étiquettes d’adresses avec l’Assistant étiquettes en ligne
L’Assistant étiquettes en ligne, le programme de conception gratuit de HERMA, vous permet de sélectionner différents modèles pour le marquage des classeurs et d’ajouter l’inscription correspondante. Ces modèles comportent divers designs créatifs, par exemple façon bois, craie ou pierre ou avec un cadre. Grâce aux modèles vierges dans le format requis, vous pouvez composer vous-même et remplir l’étiquette. Les étiquettes pour classeurs comportent une propriété supplémentaire : le papier opaque dont elles sont faites. Vous pouvez ainsi changer les inscriptions sur les classeurs puisque les nouvelles étiquettes masquent les anciennes traces. Si vous avez opté pour un modèle de conception gratuit, toutes les informations importantes peuvent être logées sur l’étiquette en ajoutant des champs textuels. Vous pouvez appliquer la mise en page à toutes les étiquettes et l’imprimer sur les étiquettes pour classeurs HERMA au moyen d’une imprimante à jet d’encre ou laser. Si vous préférez utiliser d’autres programmes de traitement pour composer vos étiquettes, HERMA met à votre disposition d’autres modèles gratuits. Vous les trouverez ici :

• ● Word
• ● InDesign
• ● Illustrator
• ● Modèles de découpe

Vous pouvez choisir entre des

• ● étiquettes larges pour classeurs
• ● étiquettes minces pour classeurs
• ● vignettes non collantes, à insérer

pour doter tous les classeurs d’étiquettes correspondantes.

Les étiquettes autocollantes peuvent ensuite être collées sur votre classeur à anneaux ou à motifs et être ensuite décollées, si besoin. Une fois imprimées, les vignettes non collantes, à insérer peuvent être introduites dans les pochettes au dos. Avec les étiquettes pré-imprimées, présentant les chiffres des années, vous pouvez de plus ajouter en toute simplicité le nombre de l’année correspondant et le coller dans la couleur adaptée sur votre classeur..

Petit conseil : des couleurs différentes, par exemple vert, jaune, rouge, blanc et bleu, permettent de s’orienter plus rapidement. Il est conseillé d’utiliser des gros caractères afin de pouvoir lire l’inscription de loin. Outre la marquage des classeurs, il est également important de bien trier le contenu. Des répertoires à motifs adaptés sont idéals pour subdiviser les documents en plusieurs thèmes.

Composer des étiquettes pour classeur en ligne/sur PC : Conseils pour un marquage efficace
Pour doter les étiquettes au dos des classeurs des informations les plus utiles, veuillez respecter les points suivants :

• ● un système homogène qui est valable durablement
• ● des couleurs différentes pour une bonne orientation
• ● utiliser des gros caractères afin de pouvoir lire l’impression de loin
• ● ajouter un logo pour marquer les classeurs de manière professionnelle et les utiliser comme support publicitaire
• ● utiliser des informations pertinentes qui parlent vraiment aux collaborateurs
• ● jouter l’année grâce aux étiquettes pré-imprimées avec le chiffre de l’année pour pouvoir trouver rapidement les classeurs à l’avenir

Avec notre Assistant étiquettes en ligne, vous pouvez appliquer facilement tous ces points sans devoir télécharger pour cela un logiciel ou des modèles. De nombreux modèles de conception pour l’inscription des classeurs vous offrent des ébauches attrayantes pour votre étiquette de classeur. Afin que vous puissiez commencer directement à remplir des étiquettes de classeur, nous vous montrons dans un bref tutoriel les principales étapes à suivre pour concevoir des étiquettes de classeur.

Les mêmes aspects s’appliquent au domaine privé. Vous pouvez, par exemple, utiliser différentes couleurs pour vos papiers administratifs de voiture, contrats d’achat, relevés bancaires ou contrats d’assurance. Vous devriez ici aussi sélectionner l’année ou la période et une désignation pertinente. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi imprimer sur les étiquettes pour classeurs de petites images qui se voient bien sur le dos des classeurs. Si vous préférez éditer les étiquettes de classeur avec un programme qui vous est familier, HERMA vous propose à cette fin des modèles pour Word, InDesign, Illustrator et des modèles de découpe.

Remplir les étiquettes de classeurs à la main
Si vous remplissez les étiquettes de classeurs à la main, vous pouvez bien évidemment personnaliser votre écriture et lui ajouter des symboles ou des signes. Mais le risque est grand que vous vous trompiez ou que la place sur l’étiquette ne suffise pas. Il est donc judicieux - si vous voulez marquer les classeurs à la main - de dessiner tout d’abord les renseignements au crayon à papier. Veillez également à respecter les aspects mentionnés ci-dessus. Vous verrez vite à quel point vous gagnez du temps pour retrouver les documents !

Souhaitez-vous mettre de l’ordre sur vos étagères à classeurs ? Créer des étiquettes adhésives pour classeurs est ici la solution optimale car elles apportent rapidement de la clarté dans vos documents. Il existe plusieurs possibilités pour composer des étiquettes de classeurs : Vous pouvez concevoir, par exemple, l’étiquette avec Word ou utiliser un de nos modèles de conception créatifs et le personnaliser avec l’Assistant étiquettes en ligne.

Créer et imprimer des étiquettes pour classeurs avec des modèles de HERMA
Créer des étiquettes est particulièrement simple avec les modèles de HERMA conçus pour les programmes Word, InDesign et Illustrator. Vous pouvez choisir, parmi différents modèles, le design qui vous plaît et le format requis et le télécharger ou lui ajouter des informations importantes en toute simplicité dans l’Assistant étiquettes en ligne.
Vous n’avez pas besoin pour cela de créer votre propre modèle et gagnez ainsi beaucoup de temps. En ajoutant, déplaçant et supprimant des champs textuels, vous créez la place pour tous les détails que vous souhaitez imprimer sur votre étiquette de classeur. Il est également possible de téléverser et d’insérer des images, formes ou logos. Dans l’aperçu avant impression, vous pouvez, une fois que vous avez terminé, voir si vous êtes satisfait du résultat, puis l’imprimer vous-même.
Cette vidéo vous fournit une explication détaillée de toutes les fonctions et tous les éléments disponibles dans l’Assistant étiquettes.

Créer des étiquettes pour dos de classeur dans Word (avec votre propre modèle / un modèle de HERMA)
Si vous souhaitez travailler avec Word, HERMA vous propose des modèles correspondants à votre étiquette, que vous pouvez télécharger gratuitement et à tout moment. Il s’agit d’un modèle vierge que vous pouvez remplir dans Word. Des éléments, tels que le logo de votre entreprise, diverses inscriptions et notes, peuvent y être ajoutés.
Si vous souhaitez plutôt utiliser votre propre modèle dans Word pour les étiquettes de HERMA, nous vous expliquons ici comme cela fonctionne :

1. Indiquez tout d’abord HERMA comme fabricant d’étiquettes
2. Sélectionnez le numéro d’étiquette du produit.
3. Cliquez sur « Nouveau document » pour ouvrir un nouveau document dans les formats d’étiquettes correspondants
4. Enregistrez le document comme modèle pour pouvoir le réutiliser
5. Vous pouvez alors composer à votre gré le contenu du dos du classeur.

Imprimer des étiquettes de classeurs
Une fois que vous avez terminé la composition de vos étiquettes de classeurs, il est conseillé de regarder l’aperçu des étiquettes avant impression et de s’assurer que toutes les informations sont correctes. Vous pouvez ensuite imprimer les étiquettes terminées sur une imprimante à jet d’encre ou laser. Pour cela, insérez dans l’imprimante une ou plusieurs feuilles d’étiquettes pour classeurs HERMA et lancez la procédure.